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はじめに

オチデン(元気ですか)？　Adjoaです。私は今、長野県木曽町にて地域おこし協力隊として活動しています。地域活性化を目的とした活動で、フリーマーケットを主催しています。10月10日(土)にもフリマを企画していました。ところが、その1週間ほど前に台風発生のニュースが舞い込んできました…。

本記事では、自分が主催するイベント開催日に台風が接近している際に、Adjoaがどう判断・対応したかをお話します。イベント主催者さんのご参考になれば幸いです。

フリマの開催場所と広報状況

フリマの開催場所は、屋外でした。広報では「少雨決行・荒天中止」としていました。

広報は、町内全体の回覧板、置きチラシ(木曽町、上松町、伊那市に約100部)、SNS、新聞、週刊紙(週刊いな)、町内放送(全域)でした。

天気予報

フリマ開催日は10月10日。その5日前に、「台風14号発生」のニュースを耳にしました。とは言え、10月10日と言えば、晴れの特異日。楽観的な私は、きっと晴れるだろうと考えていました。ところが、3日前になっても、10日は雨の予報。

考えられる対処とリスク／メリット

1. そのまま開催する

リスク

• 天候が悪すぎて、当日になって中止となる
• 開催しても、雨で商品が濡れたり、風でテントが吹き飛ぶ恐れがある
• 大雨で出店者が来れなくて、ブース数が少なくなる
• 天候が悪くて人出が見込めない

メリット

• 主催者の緊急対応が少ない
• 広報をやり直さなくて良い
• 中止を知らないお客様がフリマに来てしまうというトラブルがない

2. やり方を変えてその日に開催する

リスク

• 主催者の緊急対応が大変
• 天候が悪くて人出が見込めない

メリット

• 広報をやり直さなくて良い
• 中止を知らないお客様がフリマに来てしまうというトラブルがない

3. 順延にする

リスク

• 広報をし直すのが大変
• 順延を知らずにお客様が来場してしまう可能性がある
• 延期にしたその日もまた天気が悪いかもしれない
• 延期した日に出店者の都合がつかず、出店者が減ってしまう可能性がある

メリット

• 商品が風雨にさらされる心配がない
• 人出があるときに開催できるので、多くの来場者が見込める
• 出店者が安全に会場に来ることができる

4. 中止にする

リスク

• 広報をし直すのが大変
• 中止を知らないお客様がフリマに来てしまう可能性がある
• フリマを楽しみにしていた主催者、出店者、来場予定者が残念な気持ちになる

メリット

• 中止を決めた瞬間から、天候を心配する必要がなくなる
• 当日のリスクを考える必要がなくなる

Adjoaの判断

やり方を変えてその日に開催する

私は、「やり方を変えてその日に開催する」を選択しました。どのようにやり方を変えたかは、以下のとおりです。

• 屋内で開催することにした
• 出店者1人1人に連絡し、出店数を調整した

判断の根拠

決断を下したのは、フリマ開催の2日前でした。

まず、終日雨の予報だったので、屋外での中止は確定しました。

しかし、中止となると広報をし直す必要があり、2日前では間に合わないと考えました。中止を知らずに来場する方がいたら、とても申し訳ないです。それに、この日のために商品を一生懸命用意してくれた出店者さんもいます。何より、ここまで準備を頑張ってきた自分が1番悲しい…。

フリマの日と、台風が日本列島に再接近する日が重なってはいたものの、天気予報では、木曽町にはそこまで大きな影響はなさそうでした。

そこで、屋内での開催を検討しました。予定していた会場の敷地内には屋内施設もあったのですが、あまり広い空間ではなく、かつイベントには不向きの場所でした。しかし、この施設での開催が最善策に思えました。

まずはこの悪天候かつ、狭い屋内の会場でも出店してもらえるかどうかを出店者さんに相談してみることにしました。

ベテランのフリマ出店者さんにご相談したところ「通行止めにならない限り、出店します」とのことでした。次に電話した木工職人さんも、「この日のために用意してきたからできれば売りたい。悪天候でどれだけ売れるか見てみたい」という前向きなお返事をくださいました。

そこで、私は「場所を変えてフリマを開催する」と決断しました。

台風の日にフリマを開催した結果

当日、木曽町ではそこまで大雨にはならず、通行止めで出店者・お客様が来られないというトラブルは発生しませんでした。

ただ、「台風接近」というニュースを聞いただけで、普通の人は外出を控えます。やはり、来場者は通常の5分の1くらいだったかな、という印象でした。フリマ全体の売り上げも、通常の3割程度でした。

それでも、開催して良かったと思いました。理由は、2つあります。今回のことで、悪天候時のイベント開催リスクについて学ぶことができました。イベント開催には向かないと思っていた室内でも、イベントが開催できるとわかりました。

まとめ

野外イベント開催日が悪天候となる場合の判断は、簡単ではありません。

「イベント　屋外　天候　開催　判断」のようにググると、「会場が暴風域に入る場合は中止」といった判断基準が出てきます。このように明確な判断基準を事前に定めておくと、直前になって慌てる必要がなくて良さそうです。

イベントを中止にすると決めたとしても、敗戦処理が色々あります。野外イベントの開催はリスクが高い、ということを今回の経験から学びました。