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はじめに

エティセン(元気ですか)？　Adjoaです。私は現在、長野県木曽町にて地域おこし協力隊として活動しています。

先日(2021/07/17)、地域のPRも兼ねて、木曽町にて「2030SDGsカードゲーム体験会×異業種交流会」を開催させていただきました。異業種交流会を開催するにあたり、準備したことをこちらで共有します。

これから異業種交流会を開催しようとしている方のご参考になれば幸いです。

異業種交流会開催にあたり準備すること9個

1. 会場検討・開催日検討
2. チラシ制作
3. 申込フォーム作成
4. 集客
5. 備品購入／レンタル
6. 交流の形式・当日の流れ検討
7. 交流グループ設定
8. 会場設営検討
9. リマインドメール送信

1. 会場検討・開催日検討

会場検討の際には、実際に会場に足を運んで広さや設備を確認します。

異業種交流会では参加者が動き回ることが想定されるので、想定参加人数の倍以上を収容できる会場を選択します。

開催日はビジネスパーソンが集まりやすいように、連休ではない土日で、かつその会場が空いている日を選択しました。

2. チラシ制作

集客用にチラシを制作します。チラシに記載すべき主な項目は以下のとおりです。

• イベント名
• 日時
• 会場
• 参加費
• 参加資格(参加条件)
• 申込URL
• 主催者
• 共催者
• 後援
• お問い合わせ先
• 注意事項
• どんな人向けのイベントか
• 当日のスケジュール
• 持ち物
• 会場へのアクセス方法

3. 申込フォーム作成

今回、異業種交流会は事前申し込み制としました。参加申込フォームはGoogle Formで制作しました。入力項目は以下のとおりです。

• 参加者氏名
• メールアドレス
• 電話番号
• お住まいの地域 (新型コロナウイルス感染症対策のために確認)
• 業種・所属団体

4. 集客

集客には紙チラシ、新聞掲載、インターネット等色々な方法がありますが、今回は電子と口コミのみで行いました。電子で広報を行うために、PDFおよびJPEG形式のチラシを制作しました。

媒体としては、地域振興局経由で長野県内の地域おこし協力隊員宛ての一斉メール通知と、Facebook、Twitter、Instagramを使用しました。

そのほかには、今回は共催者がいたので、その方の人脈も頼りました(これが1番集客力がありました)。

5. 備品購入／レンタル

購入した備品は以下のとおりです。

• 手指用消毒アルコール
• 名札ケース

レンタルした備品は以下のとおりです。

• プロジェクター
• スクリーン
• 扇風機
• 非接触式セルフ検温端末
• マイク

6. 交流の形式・当日の流れ検討

異業種交流会には大きく分けて2つの進め方があります。1つは、参加者が自由に話したい人と話す方法。もう1つは、予め交流するグループを主催者側で設定する方法。

どちらが適しているかは、参加人数や会場、時間などによって変わります。今回は参加者が15名だったので、後者が適していると判断しました。主催者側で、3名×5グループを設定し、各回15分ずつ、メンバーを入れ替えて3ターンの交流タイムを設けました。

なお、交流タイムが始まる前までに参加者にはできるだけ全員と名刺交換を済ませておくようにお伝えしました。交流タイム中に名刺交換をしていると、1人だけ待つ時間が発生してしまうことがあるので、時間がもったいないからです。

そして、交流タイムでは話足りない場合に備えて、交流会終了後も30分程度会場を解放し、自由に交流していただく時間を設けました。

7. 交流グループ設定

前述のように、予め交流するグループを設定する場合には、参加者の割り振りをします。注意が必要なのは、1度一緒になった参加者同士は一緒にならないようにすることです。

8. 会場設営検討

当日とは別に、1度会場を借りて当日通りに会場を設営してみます。

机の配置や、ホワイトボード・スクリーンの位置確認、さらにマイクの音量調節も行いました。受付のオペレーションもこのときに確認しました。

9. リマインドメール送信

開催の前日に、申し込み者へリマインドメールを一括送信します。

メールに記載した内容は以下のとおりです。

• イベント概要(日時、会場、服装)
• 持ち物(名刺、事業紹介資料)
• 当日の注意点
• キャンセル時の連絡先

まとめ

異業種交流会は、会場さえ用意してしまえば、主催者が当日にすることはあまりありません。イベントとしては比較的楽に開催できるものです。活動地域でイベントを開催したい地域おこし協力隊の方にも、おすすめです。