Tweet

Pocket

はじめに

オホティセン(元気ですか)？　Adjoaです。私は現在、長野県木曽町にて地域おこし協力隊として活動しています。

現在、活動先の日義(ひよし)地区で「宮ノ越グローカルWEEK」(2020/11/14～23)という国際交流イベントを開催しております。ここでは、イベントのために準備したことと、準備期間についてをご報告します。

これからイベントを開催したいと考えている方のご参考になれば幸いです。

宮ノ越グローカルWEEKの規模

• 会場　：宮ノ越宿本陣・田中邸
• 実施期間　：9日間
• 動員人数(推定)　：200名

宮ノ越グローカルWEEK準備内容

準備として行ったことは以下のとおりです。

1. 会場予約
2. 実行委員会メンバーの募集
3. イベントの企画
4. 出展者の募集
5. スタッフの募集
6. チラシ作成
7. チラシ用写真の撮影・募集
8. チラシ配布・設置
9. イベントページ作成
10. 販売する商品の交渉・調達
11. 展示物のレンタル・運搬
12. 会場設営
13. SNSでの告知
14. 町内放送の原稿作成・入稿
15. 謝礼金・交通費の用意
16. 物販用の釣銭用意(両替)
17. 備品の購入
18. 写真の展示

1. 会場予約

イベントを思いついてから、一番初めにしたことが会場予約です。そもそも会場が空いてなければ、イベント開催はできません。

2. 実行委員会メンバーの募集

会場が確保できたら、次にイベントを一緒に企画・開催してくれる人を探しました。まず、近隣に住む友人に声をかけました。そして、町の議員さんにも誰か適任者はいないかと相談しました。

3. イベントの企画

イベントの協力者がある程度見つかったら、今度はイベントの企画を始めました。写真展、物販、パフォーマンスなど、イベント内での催し物を決めます。

4. 出展者の募集

物販やパフォーマンスをしてくださる方を募集しました。こちらは一般に募集を出すのではなく、私の人脈の中で個人的に声をかけて探しました。

5. スタッフの募集

本ブログ内で募集用ページを作成しました。また、内容が国際交流系であったことから、青年海外協力隊長野県OB会のメーリスでも募集をかけました。

6. チラシ作成

紙媒体のチラシを作成しました。本当はデザイナーさんにお願いしたかったのですが、出展内容やイベントスケジュールがギリギリまで確定しなかったので、自分で作りました。

印刷して手元に届いたのは、イベント開始の2週間前です。

7. チラシ用写真の撮影・募集

チラシに載せるイメージ写真を出展者から集めたり、自分で撮影したりしました。

8. チラシ配布・設置

チラシの印刷ができたら、次に配布と掲示をしました。主な配布先は町の回覧板と、役場、図書館、道の駅などの公共施設です。

9. イベントページ作成

Facebookのイベントページを作成しました。リアルタイムに情報発信をする目的です。

10. 販売する商品の交渉・調達

会場で販売するための商品を仕入れに行きました。雑貨は委託販売で、コーヒーは買い取りました。

11. 展示物のレンタル・運搬

今回、展示物の一部をレンタルしました。レンタルの交渉をして、展示物を受け取りに行き、会場まで運びました。イベント開始の5日前に行いました。

12. 会場設営

物販用のテーブルをセットしたり、客席を作ったりしました。イベント前日または当日の朝に行いました。

13. SNSでの告知

SNSにてイベントの告知をしました。イベント開始前に数回と、開始してからの様子を数回発信しました。

14. 町内放送の原稿作成・入稿

木曽町では、町民の各家庭に定時放送を流すことができます。この放送で、イベントの告知をさせていただきました。

15. 謝礼金・交通費の用意

スタッフとしてお手伝いいただく方々への謝金と交通費を用意しました。当日バタバタしないように、前日までにそれぞれ封筒に入れておきました。

16. 物販用の釣銭用意(両替)

物販のおつり用に、細かいお金を用意しました。前日までに両替をしておきました。

17. 備品の購入

セロハンテープ、画鋲、紙コップなどの消耗品などを購入しました。

18. 写真の展示

写真の展示は、イベント開始の3日前から行いました。イベント期間中も写真を持参してくれる人がいれば随時展示物を追加していきました。

宮ノ越グローカルWEEK準備期間

本イベントを思いついたのが、10月4日頃でした。それを役場に相談したところ、会場となる宮ノ越本陣・田中邸が11月24日から冬季閉鎖となるということでした。そのため、何が何でも11月23日までに開催する必要がありました。本当なら2か月は準備期間が欲しかったところですが、1か月あればギリギリ開催できるだろうと思い、開催を決めました。

そして、実際に準備を始めたのは10月11日からでした。イベント自体は約1か月で開催できたのですが、明らかに広報の時間が足りませんでした。魅力あるコンテンツのはずなのに、人が来ない…。イベントの存在を知られていないからです。

まとめ

1か月あれば、イベントは開催できます。ただし、かなりタイトなスケジュールです。そして、1番ネックなのは広報です。準備期間が短いほど、イベントを知ってもらうチャンスも少なくなります。

実体験を通じて、やはり2か月くらいは準備期間があったほうが良いと思いました。